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ONBOARDING NEUER MITARBEITER

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Wie kann ein Onboarding Konzept aussehen?

Die Wichtigkeit des Onboarding Prozesses wird in vielen Unternehmen unterschätzt. Effektives Onboarding, was so viel wie „an Bord holen bedeutet“, führt dazu, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an wohl und willkommen fühlen. Grund genug, ein durchdachtes Onboorading Konzept für das eigene Unternehmen zu entwickeln.

Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding. Neues Personal ist gefunden und eingestellt worden – Zeit, mit den Vorbereitungen für den Onboarding Prozess zu starten! Denn es reicht nicht, dass der neue Mitarbeiter nun seinen Vertrag unterschrieben hat und in einigen Wochen anfangen wird. Tatenlos auf diesen Tag zu warten und sich darüber zu freuen, dass Unterstützung naht, ist ein großer Fehler. Spätestens wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben vorliegt, sollte das Onboarding neuer Mitarbeiter vorbereitet werden.

Das Onboarding startet im Prinzip schon mit der Information darüber, dass ein neuer Mitarbeiter ins Team kommen wird und wann das sein wird. Danach leitet der Personalverantwortliche alle weiteren Schritte in die Wege. Die Technik und der Arbeitsplatz müssen vorbereitet und der Einarbeitungsplan muss erstellt werden. Ein kleines Begrüßungsgeschenk sollte vielleicht auch noch organisiert werden.

Das Onboarding umfasst außerdem eine genaue Planung, wie der neue Mitarbeiter ins Team integriert und eingearbeitet wird. Da das Onboarding ein Prozess ist, sollte bestenfalls ein Programm entwickelt werden, das den neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen im Unternehmen begleitet. Ein Einarbeitungsrahmenplan kann beispielsweise sinnvoll sein und gleichzeitig als (Onboarding) Checkliste dienen. Ein Einweiser, der bei der Einarbeitung den Hut aufhaben sollte, kann so überprüfen, in welchen Bereichen der neue Kollege bereits eingearbeitet wurde und welche noch offen sind. Beispielsweise könnte der Teamleiter des neuen Mitarbeiters die Rolle des Einweisers übernehmen. Wichtig ist vor allem, dass dieser den Überblick behält und mit sämtlichen Kollegen aus den Einarbeitungsbereichen Rücksprache hält.

Sobald alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann der neue Mitarbeiter starten.

DER ERSTE TAG IM ONBOARDING PROZESS

In der Theorie wird der neue Mitarbeiter an ersten Tag freudig erwartet. Der Personalverantwortliche, der unter Umständen bereits das Vorstellungs- und Einstellungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter geführt hat, begrüßt diesen und stellt ihm seinen Paten bzw. Mentor vor. Dieser Pate, welcher schon länger im Unternehmen ist, soll dem Neuankömmling in den nächsten Woche und Monaten zur Seite stehen und alle Fragen beantworten, die sich am Anfang stellen (welche die Teamkollegen unter Umständen nicht beantworten können). Der Pate begrüßt den neuen Mitarbeiter und überreicht ihm vielleicht eine Art Mappe oder Broschüre, die einen ersten Überblick über das Unternehmen und Kollegen gibt. Nachdem der Pate und der neue Mitarbeiter diese durchblättert haben, geht es durch die Abteilungen. Der neue Mitarbeiter wird den Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen vorgestellt und anschließend zu seinem Schreibtisch begleitet. Der Schreibtisch ist vollständig eingerichtet und die Technik funktioniert einwandfrei. Die Log-In-Daten liegen bereit. Ein kleines Begrüßungsgeschenk oder eine Karte der direkten Teamkollegen liegt auf dem Tisch. Und der neue Mitarbeiter freut sich über die herzliche Begrüßung.

In der Praxis sieht der erste Arbeitstag leider oft anders aus. Der Mitarbeiter ist unter Umständen etwas zu früh, was zu völliger Überforderung führt, weil niemand zur Begrüßung da ist. Noch schlimmer: es weiß keiner so richtig, wer der Neuankömmling ist und wo er denn hin muss. Eine unangenehme Situation, die direkt dazu führt, dass man sich nicht willkommen fühlt. Nachdem dieser erste Schritt gemeistert wurde und man das Beste aus der „Begrüßung“ gemacht hat, folgt eine weitere Enttäuschung. Es gibt zwar einen Schreibtisch, aber dieser ist (zum Teil) leer. Eventuell fehlt nur ein Telefon, oder Papier und Stifte. Oder schlimmstenfalls steht noch nicht einmal ein PC bereit – „Ups, der Kollege, der normalerweise für die Technik zuständig ist, ist noch im Urlaub. Es ist nicht klar, wer sich dann darum kümmern kann“. Eine blöde Situation, die dazu führt, dass der Neuankömmling mit seiner Arbeit erst einmal nicht beginnen kann. Alternativ ist kein neuer Benutzerzugang für den PC angelegt worden, oder es sind keine neuen Zugriffsrechte vergeben worden. Ein guter Start ist etwas anderes – der Mitarbeiter geht womöglich schon am ersten Tag mit Bauchschmerzen nachhause.

Beide Szenarien beschreiben den ersten Tag, an welchem das Onboarding Programm beginnen sollte. Ganz klar ist, dass die erste Situation einem jeden neuen Mitarbeiter zu wünschen wäre. Ein Onboarding Konzept, bei dem von vorne rein definiert ist, welcher Kollege welchen Teil der Begrüßung übernimmt und welcher welche Vorbereitungen (Technik usw.) trifft, hilft dabei, eine genaue Struktur mit einem genauen Ablaufplan zu erschaffen.

DIE EINARBEITUNG NEUER MITARBEITER

Nach der Begrüßung, der Vorstellung der Mitarbeiter und dem ersten „Ankommen“ am ersten Tag, beginnt die richtige Einarbeitung meistens erst am zweiten Tag. Dem Neuankömmling werden durch Teamkollegen oder Mitarbeitern in derselben Position Programme, Abläufe und Prozesse erklärt. In den meisten Fällen sind verschiedene Mitarbeiter für die Einarbeitung im Onboarding Programm zuständig. Nicht jeder besitzt dasselbe Wissen, wenn es um bestimmte Abläufe oder Programme geht. Auch ist es in vielen Unternehmen zeitlich gar nicht einzurichten, dass ein und dieselbe Person die gesamte Einarbeitung übernimmt.

Neben der fachlichen Einarbeitung, die meist durch Mitarbeiter erfolgt, die in derselben Abteilung arbeiten, sollte ebenfalls eine fachungebundene Einarbeitung durch den Paten erfolgen. Dieser Teil der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters bezieht sich zum Beispiel auf die Unternehmensvision und -mission sowie auf die Unternehmenswerte. Sie kann aber auch zum Ziel haben, andere abteilungsübergreifende Informationen zum Unternehmen zu vermitteln. Dieser Teil des Onboarding Konzepts ist vor allem dafür wichtig, dass der neue Mitarbeiter ein Gefühl für die Organisationskultur bekommt und besser verstehen kann, warum Dinge so sind, wie sie sind. Um ein umfassenderes Bild des Unternehmens zu vermitteln, bietet es sich an, einen Paten zu wählen, der nicht zeitgleich direkter Teamkollege ist.

FEEDBACKGESPRÄCHE FÜHREN

Wichtig ist, dass während des gesamten Onboarding Prozesses Feedbackgespräche mit dem neuen Mitarbeiter geführt werden. Nach der ersten Woche kann ein erstes kurzes Feedback eingeholt werden, während nach dem ersten Monat ein umfassenderes Gespräch geführt werden kann. Auf jeden Fall sollte zum Ende der offiziellen Einarbeitungszeit ein Gespräch mit dem neuen Kollegen geführt werden. Der Personalverantwortliche, der Vorgesetzte und der Pate sollten an dem Gespräch beteiligt sein. In den meisten Fällen beträgt die Einarbeitungszeit ein bis drei Monate, abhängig von der Position.

EIN ONBOARDING KONZEPT IST SINNVOLL

Es lässt sich zusammenfassend sagen, dass ein gutes Onboarding Konzept mit wenig Aufwand, aber guter Organisation dazu führt, dass sich ein neuer Mitarbeiter willkommener fühlt und einen besseren Start im Unternehmen erlebt. Er wird herzlich begrüßt, erhält einen schnelleren Überblick und wird gezielt in die relevanten Arbeitsbereiche eingearbeitet.

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Foto Autor

Lena Flecke